Comment créer un modèle de diagramme de Gantt personnalisé dans Google Sheets

Tableau de Gantt à partir de zéro

Les diagrammes de Gantt sont mondialement reconnus et offrent d'immenses capacités ainsi qu'un aperçu instantané de l'avancement des travaux, ce qui explique pourquoi tant de personnes souhaitent en exploiter tout le potentiel. Si vous vous demandez comment créer votre propre modèle de Gantt, nous vous invitons à lire ce guide. Construire une solution personnalisée en vaut la peine car cela vous donne la possibilité de l'adapter entièrement aux besoins uniques de votre équipe - ce que les outils prêts à l'emploi comme Asana ou ClickUp ne parviennent souvent pas à fournir ou nécessitent des frais d'abonnement élevés.

Est-il difficile de créer un tel tableau ?

Cela dépend de vos compétences et de ce que vous voulez inclure dans la feuille. Ci-dessous, nous avons essayé de montrer comment créer le plus facilement votre propre feuille étape par étape, en utilisant la logique de base des feuilles de calcul. Si vous connaissez les bases des formules dans Google Sheets, vous n'aurez certainement pas de difficultés majeures.

Cependant, si vous ne voulez pas tout construire à partir de zéro, vous pouvez toujours utiliser un modèle prêt à l'emploi et entièrement fonctionnel disponible dans notre boutique.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Avant de passer à la construction de notre propre diagramme, il est utile de rappeler ce qu'est réellement un diagramme de Gantt.

En termes simples, c'est une chronologie visuelle de projet. Au lieu de simplement afficher une liste de tâches classique, il présente les tâches le long d'un calendrier sous forme de barres horizontales : la longueur de chaque barre indique la durée d'une tâche donnée, et sa position indique le moment exact de son début et de sa fin.

Pourquoi les modèles sont-ils si populaires ?

Ces diagrammes doivent leur immense popularité principalement au fait qu'ils combinent parfaitement la partie visuelle avec le contenu des tâches elles-mêmes. Comme beaucoup de gens ont du mal à estimer de manière réaliste le temps nécessaire pour atteindre leurs objectifs ou avec la gestion de projet en général, un diagramme de Gantt rationalise considérablement l'ensemble du processus. Un coup d'œil au diagramme suffit pour savoir immédiatement ce que nous faisons et quand.

La disponibilité de ces diagrammes sous forme de Google Sheets a encore contribué à améliorer le travail, car ils permettent à plusieurs personnes de consulter le même projet simultanément.

Créer un simple diagramme de Gantt

Maintenant que nous savons ce qu'est un diagramme de Gantt et à quoi il sert, il est temps de passer à sa construction. Ci-dessous, nous présentons un guide étape par étape montrant comment construire facilement votre propre diagramme dans Google Sheets.

Étape 1. Définissez l'objectif de votre diagramme

Avant de commencer à remplir les cellules de la feuille, il est utile de réfléchir à l'utilisation exacte de votre diagramme de Gantt. Y penser dès le début vous évitera des formatages inutiles et beaucoup de temps à l'avenir. Déterminez si vous planifiez des projets typiquement liés au travail (par exemple, campagnes marketing, implémentations, service client) ou si vous recherchez un outil à des fins plus personnelles (par exemple, rénovation domiciliaire, planification d'études ou organisation d'événements).

Exemple pour les projets d'entreprise : Si vous créez une feuille à des fins professionnelles, vos colonnes devraient inclure, entre autres : le nom de la tâche, la description externe et interne d'un service donné, la personne responsable, la date de début et la date de fin, ainsi que le statut (par exemple, à faire, en cours, terminé), ce qui facilitera considérablement le filtrage ultérieur des données.

Préparez l'espace de travail

Ouvrez une nouvelle feuille Google Sheet ou un classeur Excel et nommez le premier onglet selon vos besoins, par exemple "Projet" ou "Diagramme de Gantt" - c'est là que toutes les données seront saisies.

Tout en haut de la feuille (lignes 1 à 4), créez une zone de résumé qui servira de tableau de bord. Placez-y les informations suivantes :

• Nom du projet et chef de projet
• Date de début du projet (celle-ci servira de "date d'ancrage" pour les formules créant la chronologie)
• Date de fin prévue
• Date d'aujourd'hui (utilisez la formule =AUJOURD'HUI() pour que le graphique indique automatiquement le point temporel actuel)

Les informations ci-dessus n'ont pas besoin d'être situées dans les cellules spécifiques indiquées dans ce guide. Cependant, plus loin dans le texte, nous ferons précisément référence à ces emplacements dans la feuille. Si vous décidez de les placer ailleurs, n'oubliez pas d'ajuster les adresses de cellules en conséquence dans les formules introduites ultérieurement.

Étape 2. Créez un calendrier dynamique

Nous passons maintenant à la création de la partie visuelle de la "chronologie" – nous construirons un calendrier sur lequel les tâches seront automatiquement mises en évidence.

1. Définir la largeur des colonnes : Sélectionnez les colonnes destinées au calendrier (par exemple, de la colonne P à V) et ajustez leur largeur à une taille uniforme, par exemple 30 pixels. Cela crée une présentation compacte et carrée qui permet de visualiser plusieurs semaines en un coup d'œil.
2. Sélectionnez ces colonnes et faites-les glisser vers la droite jusqu'à ce que vous atteigniez 365 ou 366 colonnes, ce qui garantira que votre diagramme de Gantt reste dynamique pour un cycle complet de 12 mois.
3. Ligne des jours (P7) : Dans la première cellule du calendrier, utilisez une formule indiquant la date de début du projet. Dans la cellule juste à côté, tapez =P7+1 et faites-la glisser vers la droite, créant une chronologie continue. Formatez ces cellules pour afficher uniquement les numéros de jour.
4. Noms des jours de la semaine : Dans la ligne du dessous, vous pouvez utiliser la formule =TEXTE(P7, "jjj") pour afficher automatiquement les noms abrégés des jours (par exemple, Lun, Mar, Mer) basés sur la date de la ligne du dessus, ou simplement faire référence à la date (=P7) et changer le formatage de la cellule pour le nom du jour lui-même.
5. Ligne des noms des mois : Au-dessus des jours, regroupez-les par blocs de 7 cellules. Dans la première cellule (P6), tapez =P7 pour indiquer le début de la semaine, et formatez-la pour afficher le nom du mois. Dans la cellule suivante du bloc (W6), tapez =P6+7 et faites glisser cette formule jusqu'à la fin de la chronologie.

Conseil : Gardez la largeur des colonnes petite - l'objectif est d'obtenir une vue de tableau de bord lisible, pas une feuille de calcul standard. Si au moins 3 semaines du projet ne tiennent pas sur un seul écran, cela signifie que vous regardez une liste régulière, pas un diagramme de chronologie.

Étape 3. Créer une base de données

Avant de passer à la configuration du calendrier lui-même, nous devons créer une base de données pour nos tâches. À cette fin, dans la ligne 8 (dans la plage de B8 à N8), nous définissons des colonnes qui nous permettront de gérer précisément chaque élément du projet :

• Colonne B (Statut) : contient une case à cocher interactive pour marquer les tâches terminées.
• Colonne C (Étiquette) : champ destiné aux étiquettes avec des couleurs.
• Colonne D (Tâche) : nom de la tâche spécifique.
• Colonnes E-G (Description) : description de la tâche.
• Colonne H (Chef de projet) : personne responsable du projet, sélectionnée à partir d'une liste déroulante préparée précédemment.
• Colonne I (Priorité) : niveau de priorité de la tâche, également défini à l'aide d'une liste déroulante.
• Colonne J (Date de début) : date de début, saisie via le sélecteur de calendrier rapide.
• Colonne K (Date de fin) : date de fin, saisie de la même manière.
• Colonne L (Jours) : nombre total de jours (différence entre la date de fin et la date de début).
• Colonne M (Jours ouvrés) : nombre de jours ouvrés - pour la première ligne, vous pouvez utiliser la formule : =SI(J9="";"";NB.JOURS.OUVRES(J9;K9)).
• Colonne N (Progression) : progression du travail saisie en pourcentages.

Étape 4. Codage couleur à l'aide de la mise en forme conditionnelle

Il est temps de donner vie au graphique et d'ajouter des couleurs. Nous utiliserons une formule personnalisée pour cela, qui vérifiera chaque champ de notre calendrier et répondra à une question simple : "Cette date se situe-t-elle entre la date de début et la date de fin de cette tâche ?"

Définir la plage

Sélectionnez toute la grille du calendrier "vide" (par exemple, de la cellule P9 jusqu'à NK500, ou aussi loin que votre liste de projets s'étend). Il est crucial que cette zone couvre toutes les lignes de tâches possibles et chaque jour de l'année.

Ouvrir les règles de mise en forme

Dans Google Sheets : allez dans Format > Mise en forme conditionnelle.

Dans Excel : allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > Utiliser une formule pour déterminer quelles cellules mettre en forme.

Appliquer la formule personnalisée

Dans le champ destiné à la formule personnalisée, entrez la formule suivante :

=ET(P$7>=$J9; P$7<=$K9;$C9="C1")

Comment fonctionne cette formule :

• P$7>=$J9 : Vérifie si la date du calendrier (P7) est égale ou postérieure à la date de début de votre tâche (J9).
• P$7<=$K9 : Vérifie si la date du calendrier (P7) est antérieure ou égale à la date de fin de votre tâche (colonne K).
• $C9="C1" : C'est votre filtre de couleur. Il indique à la feuille de changer de couleur vers une couleur spécifiée (par exemple, bleu) uniquement lorsque la tâche dans la colonne de catégorie est marquée comme "C1". (C1 ne fait pas référence ici à la cellule, mais au nom de la couleur).

Note : La formule fait référence à des lignes et colonnes spécifiques visibles dans l'exemple mentionné. Si votre feuille est légèrement différente, vérifiez si l'une des références doit être ajustée.

Copiez cette formule pour autant de couleurs que vous le souhaitez, par exemple $C9="C2" etc.

Rappelez-vous : si vous changez la couleur dans l'onglet de configuration, assurez-vous de mettre à jour la mise en forme conditionnelle dans l'onglet du graphique afin que les couleurs s'affichent correctement.

Erreurs courantes lors de la création d'un diagramme de Gantt

Construire son propre diagramme de Gantt est un excellent moyen d'avoir un contrôle total sur un projet, mais cela nécessite des connaissances d'outils comme Excel ou Google Sheets et de consacrer du temps à la configuration des formules et de la mise en forme conditionnelle. Si vous ne voulez pas perdre de temps et préférez passer directement à l'action, une excellente solution est d'utiliser des modèles prêts à l'emploi et professionnels.

Que vous choisissiez de créer votre propre feuille ou une solution prête à l'emploi, il est bon de se souvenir des pièges les plus courants :

• Surcharge de données : Ajouter trop de colonnes et compliquer excessivement la configuration.
• Données obsolètes : Un diagramme de Gantt n'est aussi bon que sa dernière mise à jour.
• Calendriers irréalistes et omission des tâches qui se chevauchent.

Sources

Investopedia - Définition du diagramme de Gantt

Support Microsoft - Formules de mise en forme conditionnelle