Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mostra l’andamento di un progetto nel tempo. Ogni attività ha la propria barra e la posizione e la lunghezza della barra indicano quando inizia, quanto dura e quando termina. È probabilmente lo strumento di pianificazione dei progetti più diffuso e, per molte persone, è praticamente il simbolo della gestione dei progetti.
Cosa mostra un diagramma di Gantt
Un unico diagramma può contenere l’intero piano di progetto:
- Attività. Il progetto è suddiviso in attività, così puoi vedere a colpo d’occhio cosa occorre fare.
- Date di inizio e fine. Ogni attività occupa una posizione sulla linea temporale, il che facilita la comunicazione delle scadenze.
- Durata. La lunghezza della barra indica quanto dura l’attività. In alcuni strumenti, accanto al tempo sul calendario compare il numero di ore previste.
- Responsabilità. Puoi assegnare una persona a un’attività, così non ci sono dubbi su chi è responsabile di cosa.
- Dipendenze. Il diagramma mostra quali attività devono essere completate prima che ne possano iniziare altre.
- Traguardi. Riunioni, approvazioni e scadenze importanti sono contrassegnate con un piccolo simbolo, di solito un rombo o un triangolo.
In questo modo, un diagramma di Gantt diventa un unico punto di riferimento per visualizzare lo stato attuale di un progetto. Racconta la storia del progetto: cosa occorre fare, quando e chi se ne occupa.
Origine del nome
Il diagramma prende il nome da Henry Gantt, un ingegnere americano che lo descrisse in una pubblicazione all’inizio del XX secolo. Tuttavia, non fu il primo a farlo. A Karol Adamiecki, ingegnere meccanico polacco, è attribuita la creazione della prima versione nel 1896. Adamiecki pubblicò le sue opere in russo e in polacco, quindi raggiunsero a malapena il mondo anglofono. Gantt scrisse in inglese, e il suo nome è quello rimasto. Ecco anche perché «Gantt» ha due «t»: è semplicemente il suo cognome.
Come si costruisce un diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt è composto da diversi elementi caratteristici:
Il tempo scorre lungo l’asse orizzontale. Intervalli uguali rappresentano unità di tempo uguali: giorni, settimane o mesi.
Le attività sono elencate sull’asse verticale.
Ogni attività è rappresentata da una barra. La lunghezza della barra indica la durata, mentre la posizione indica le tempistiche.
Le attività dipendenti si susseguono. Quando un’attività può iniziare solo dopo la fine di un’altra, la sua barra comincia dove termina quella precedente. Si crea così il caratteristico schema a «scala» diagonale. Le attività indipendenti procedono in parallelo.
I traguardi sono contrassegnati con un simbolo. Un rombo o un triangolo indica un punto decisionale o il completamento di una fase.
Una linea verticale che indica «oggi» mostra a che punto sei. Confrontandola con le barre, puoi vedere cosa dovrebbe essere già stato completato.
Come leggere un diagramma complesso
I diagrammi dei software di gestione dei progetti presentano spesso barre di diversi colori, con diverse sfumature, tipi di linea e forme dei traguardi. Se non sai cosa significa un certo simbolo, non è colpa tua, ma un difetto del diagramma. Quando crei il tuo diagramma di Gantt, aggiungi una breve legenda che spieghi ogni colore, sfumatura e simbolo. Chiunque apra il file lo capirà senza doverti fare domande.
Quando serve un diagramma di Gantt
Se gestisci un progetto, ti serve un piano e un diagramma di Gantt è uno dei modi più chiari per presentarlo. È particolarmente utile quando:
- Il progetto ha una scadenza fissa. Puoi pianificare le attività a ritroso partendo da quella data.
- Sono coinvolte più persone o squadre. Un unico documento condiviso permette a tutti di consultare lo stesso programma.
- Le attività devono essere svolte in un ordine specifico. Le dipendenze sono visibili a colpo d’occhio.
Un capo, un cliente o un membro del team vuole vedere un programma visivo. È facile presentarlo dall’inizio alla fine. - Le persone lavorano a più progetti contemporaneamente. I diagrammi dei vari progetti aiutano a valutare il carico di lavoro e la disponibilità.
- Sai all’incirca quanto dura ogni attività. Puoi pianificarle e tenere sotto controllo l’ambito e le scadenze.
È importante ricordare che le scadenze cambiano, compaiono nuove attività e i progressi evolvono, quindi il diagramma va aggiornato di conseguenza. Un diagramma che non viene toccato da settimane mostra solo ciò che avevi pianificato, non quello che sta succedendo davvero. Tra gli errori più comuni ci sono troppe colonne, dati vecchi lasciati al loro posto e programmi che non tengono conto delle attività sovrapposte.
Crea il tuo diagramma di Gantt
Non serve un software a pagamento per creare un semplice diagramma di Gantt. Basta un foglio di calcolo: una tabella delle attività, un calendario creato con le formule e una formattazione condizionale che colora le celle comprese tra le date di inizio e fine di ciascuna attività. Abbiamo descritto tutti i passaggi, comprese le formule, in una guida separata: Come creare un modello personalizzato di diagramma di Gantt in Google Sheets.
Usa un modello già pronto
Se preferisci evitare le formule, il nostro modello di diagramma di Gantt per Google Sheets è pronto all’uso. Include cinque schede: Configurazione, Diagramma di Gantt, Elenco delle cose da fare, Calendario e Monitoraggio del team e dei clienti. Per ogni attività inserisci una descrizione, le persone coinvolte e le date, e la griglia colorata si compila automaticamente. Il modello include cinque colori che puoi modificare e ampliare. Poiché funziona in Google Sheets, puoi condividerlo con il tuo team e copiarlo per ogni nuovo progetto, senza costi di abbonamento.
Una limitazione: la versione attuale non si sincronizza con altri strumenti e non invia notifiche. Se ti servono, puoi aggiungerle tramite i componenti aggiuntivi di Google Sheets.
Domande frequenti: domande comuni sui diagrammi di Gantt
In cosa si differenzia un diagramma di Gantt da un normale elenco di cose da fare?
Un elenco indica solo cosa occorre fare. Un diagramma di Gantt aggiunge la dimensione temporale: mostra quando inizia un’attività, quanto dura, da quali altre attività dipende e quali si svolgono in parallelo. In questo modo puoi vedere l’intero programma dall’inizio alla fine, non solo un elenco di cose da spuntare.
Un diagramma di Gantt è uguale a un grafico a barre?
A volte un diagramma di Gantt viene chiamato grafico a barre perché è composto da barre orizzontali. Tuttavia, è un tipo particolare di grafico a barre: l’asse orizzontale rappresenta il tempo e ogni barra corrisponde a un’attività distinta, con una propria data di inizio e di fine. Un normale grafico a barre confronta valori, mentre un diagramma di Gantt mostra un piano nel tempo.
Da dove comincio se non ho mai creato un diagramma di Gantt?
Comincia con un elenco di attività. Se hai già una struttura di scomposizione del lavoro (WBS), cioè il progetto suddiviso in parti più piccole, hai già un elenco di attività da inserire sull’asse verticale. La WBS risponde alla domanda su cosa occorre fare, mentre il diagramma di Gantt aggiunge la domanda su quando farlo.
Un diagramma di Gantt serve solo per grandi progetti aziendali?
No. È utile anche per questioni personali, come ristrutturare un appartamento, pianificare lo studio o organizzare un evento. Nei progetti grandi e di lunga durata, il diagramma può diventare difficile da leggere, perché si trasforma in un elenco molto lungo di barre. È proprio in questi casi che serve a semplificare un progetto complesso, trasformandolo in un piano passo dopo passo.
Un diagramma di Gantt è l’unico modo per mostrare un piano di progetto?
No. Gli strumenti di gestione dei progetti offrono di solito anche viste elenco, bacheca e calendario. Il diagramma di Gantt è ideale quando contano le tempistiche e l’ordine delle attività, mentre le altre viste sono più pratiche per mostrare solo lo stato delle attività o le scadenze su un calendario.
