Os separadores dividem-se em dois tipos de trabalho: planeamento e execução. A Configuração e a Visão geral aparecem primeiro, o local onde define como vai acompanhar as publicações antes de começar a acompanhar alguma. Seguem-se os separadores Planeador e Calendário, onde acontece o verdadeiro planeamento de conteúdos: ideias, prazos e campos de SEO. As 12 secções mensais encerram o conjunto, com um espaço dedicado a cada mês, em vez de uma única lista longa que se torna mais difícil de consultar à medida que o blogue cresce.
O que se repete em todos os separadores mensais é o mesmo sistema de estados: a pensar, em planeamento, em revisão, em escrita e publicado. Uma publicação percorre essa sequência da mesma forma todas as vezes, quer seja a publicação 3 ou a 300. O que muda é apenas a própria publicação: o tema, o prazo e os detalhes de SEO. É essa consistência que torna um planeador de 12 meses realmente utilizável depois do primeiro mês; não precisa de reaprender um novo sistema de acompanhamento em março porque o de janeiro parecia desorganizado.
Este modelo é adequado para alguém que publica com regularidade suficiente para que «quais são as publicações que estão realmente concluídas?» deixe de ser algo que consegue manter na cabeça— um blogger, proprietário de uma pequena empresa ou freelancer que gere um calendário de conteúdos ao longo de vários meses, e não apenas uma publicação. É menos adequado se publica raramente ou de forma inconsistente; nesse caso, 17 separadores e 12 secções mensais são uma estrutura excessiva para uma publicação ocasional, e uma lista simples servir-lhe-ia melhor. Também foi criado especificamente para o Google Sheets; se o seu fluxo de trabalho passar pelo Notion ou por outra ferramenta, a estrutura dos separadores e as fórmulas não serão transferidas.
Em comparação com outras ferramentas de planeamento da loja, esta é intencionalmente mais específica do que a nossa Lista de verificação de SEO; esse modelo audita a saúde geral do SEO do seu site, enquanto este acompanha a produção contínua de novos conteúdos, com campos de SEO integrados no processo de planeamento, em vez de constituírem uma etapa de auditoria separada. Os dois funcionam bem em conjunto: planeie uma publicação aqui e verifique-a com a lista de verificação de SEO mais abrangente antes de a publicar, mas resolvem partes diferentes de um fluxo de trabalho de conteúdos, não duplicam o mesmo objetivo.
A única escolha deliberada que vale a pena destacar é esta: o estado passa por cinco etapas — a pensar, em planeamento, em revisão, em escrita e publicado — em vez de um simples botão «concluído/não concluído». Exige mais configuração do que uma lista de verificação básica, mas é isso que torna o planeador útil a meio do processo, e não apenas na linha de chegada. Uma publicação presa em «em revisão» durante três semanas é um sinal visível de que algo ficou bloqueado; uma lista simples de concluído/não concluído ocultaria esse mesmo problema até o procurar.