Diagramma di Gantt da zero
I diagrammi di Gantt sono conosciuti in tutto il mondo e offrono grandi possibilità, oltre a una visione immediata dell'avanzamento del lavoro: ecco perché così tante persone vogliono sfruttarne appieno il potenziale. Se ti stai chiedendo come creare il tuo modello di Gantt, ti invitiamo a leggere questa guida. Vale la pena creare una soluzione personalizzata, perché ti permette di adattarla completamente alle esigenze specifiche del tuo team, cosa che strumenti già pronti come Asana o ClickUp spesso non consentono, oppure richiedono costosi abbonamenti.
È difficile creare un diagramma del genere?
Dipende dalle tue competenze e da ciò che vuoi includere nel foglio. Di seguito abbiamo cercato di mostrare come creare nel modo più semplice il tuo foglio, passo dopo passo, usando la logica di base dei fogli di calcolo. Se conosci le basi delle formule nei Fogli Google, sicuramente non avrai grosse difficoltà.
Tuttavia, se non vuoi creare tutto da zero, puoi sempre utilizzare un modello già pronto e perfettamente funzionante, disponibile nel nostro negozio.
Che cos'è un diagramma di Gantt?
Prima di passare alla creazione del nostro diagramma, vale la pena ricordare che cos'è esattamente un diagramma di Gantt.
In parole semplici, è un cronoprogramma visivo del progetto. Invece di mostrare semplicemente un classico elenco di attività, le dispone lungo un calendario sotto forma di barre orizzontali: la lunghezza di ogni barra indica quanto dura una determinata attività, mentre la sua posizione indica il momento esatto in cui inizia e termina.
Perché i modelli sono così popolari?
Questi diagrammi devono la loro immensa popolarità soprattutto al fatto che combinano perfettamente la componente visiva con i contenuti delle attività. Poiché molte persone hanno difficoltà a stimare realisticamente il tempo necessario per raggiungere gli obiettivi o a gestire in generale i progetti, un diagramma di Gantt semplifica notevolmente l'intero processo. Basta un'occhiata al diagramma per sapere subito cosa stiamo facendo esattamente e quando.
La disponibilità di questi diagrammi sotto forma di Fogli Google ha contribuito ulteriormente a migliorare il lavoro, consentendo a più persone di visualizzare contemporaneamente lo stesso progetto.
Crea un semplice diagramma di Gantt
Ora che sappiamo cos’è un diagramma di Gantt e a cosa serve, è il momento di passare alla sua creazione. Di seguito presentiamo una guida passo passo che mostra come realizzare facilmente il tuo diagramma in Fogli Google.
Passaggio 1. Definisci a cosa ti serve il diagramma
Prima di iniziare a inserire i dati nelle celle del foglio, è utile riflettere sull’uso che vuoi fare del diagramma di Gantt. Pensarci fin dall’inizio ti eviterà formattazioni inutili e ti farà risparmiare molto tempo in futuro. Valuta se stai pianificando progetti legati principalmente al lavoro (ad esempio campagne di marketing, implementazioni, assistenza clienti) oppure se cerchi uno strumento per scopi più personali (ad esempio ristrutturazioni domestiche, pianificazione dello studio o organizzazione di eventi).
Esempio per i progetti aziendali: se stai creando un foglio per scopi professionali, le colonne dovrebbero includere, tra le altre cose: nome dell’attività, descrizione esterna e interna del reparto, persona responsabile, data di inizio e data di fine, nonché stato (ad esempio da fare, in corso, completato), per facilitare notevolmente il filtraggio dei dati in seguito.
Prepara l’area di lavoro
Apri un nuovo Foglio Google o una cartella di lavoro Excel e assegna alla prima scheda un nome a tua scelta, ad esempio «Progetto» o «Grafico di Gantt»: qui verranno inseriti tutti i dati.
Nella parte superiore del foglio (righe 1-4), crea un riquadro riepilogativo da usare come pannello di controllo. Inserisci le seguenti informazioni:
- Nome del progetto e responsabile del progetto
- Data di inizio del progetto (fungerà da «data di riferimento» per le formule che creano la timeline)
- Data di fine prevista
- Data di oggi (usa la formula =TODAY() in modo che il grafico indichi automaticamente il momento attuale)
Le informazioni indicate sopra non devono necessariamente trovarsi nelle celle specificate in questa guida. Tuttavia, più avanti nel testo faremo riferimento proprio a queste posizioni nel foglio. Se decidi di collocarle altrove, ricordati di modificare di conseguenza gli indirizzi delle celle nelle formule che verranno introdotte più avanti.
Passaggio 2. Crea un calendario dinamico
Passiamo ora a creare la parte visiva della «timeline»: realizzeremo un calendario in cui le attività verranno evidenziate automaticamente.
- Definisci la larghezza delle colonne: seleziona le colonne destinate al calendario (ad esempio dalla colonna P alla V) e imposta per tutte la stessa larghezza, per esempio 30 pixel. Otterrai un layout compatto e quadrato che ti permetterà di visualizzare diverse settimane a colpo d’occhio.
- Seleziona queste colonne e trascinale verso destra fino a raggiungere 365 o 366 colonne, così il diagramma di Gantt rimarrà dinamico per un ciclo completo di 12 mesi.
- Riga dei giorni (P7): nella prima cella del calendario, usa una formula che indichi la data di inizio del progetto. Nella cella subito a destra, digita =P7+1 e trascinala verso destra, creando una sequenza temporale continua. Formatta queste celle in modo da mostrare solo il numero del giorno.
- Nomi dei giorni della settimana: nella riga sottostante puoi usare la formula =TEXT(P7, "ddd") per visualizzare automaticamente i nomi abbreviati dei giorni (ad es. Lun, Mar, Mer) in base alla data della riga precedente, oppure fare semplicemente riferimento alla data (=P7) e modificare la formattazione della cella per mostrare direttamente il giorno della settimana.
- Riga dei nomi dei mesi: sopra i giorni, raggruppali in blocchi di 7 celle. Nella prima cella (P6), digita =P7 per indicare l'inizio della settimana e applica una formattazione che mostri il nome del mese. Nella cella successiva del blocco (W6), digita =P6+7 e trascina questa formula fino alla fine della sequenza temporale.
Suggerimento: mantieni ridotta la larghezza delle colonne: l'obiettivo è ottenere una visualizzazione leggibile della dashboard, non un normale foglio di calcolo. Se non riesci a visualizzare almeno 3 settimane del progetto su un solo schermo, significa che stai guardando un normale elenco, non un diagramma temporale.
Passaggio 3. Creare un database
Prima di passare alla configurazione del calendario, dobbiamo creare un database per le nostre attività. A questo scopo, nella riga 8 (nell'intervallo da B8 a N8) definiamo le colonne che ci permetteranno di gestire con precisione ogni elemento del progetto:
- Colonna B (Stato): contiene una casella di controllo interattiva per contrassegnare le attività completate.
- Colonna C (Etichetta): campo destinato alle etichette colorate.
- Colonna D (Attività): nome dell'attività specifica.
- Colonne E-G (Descrizione): descrizione dell'attività.
- Colonna H (Responsabile del progetto): persona responsabile del progetto, selezionata da un elenco a discesa preparato in precedenza.
- Colonna I (Priorità): livello di priorità dell'attività, definito anch'esso tramite un elenco a discesa.
- Colonna J (Data di inizio): data di inizio, inserita tramite il selettore rapido del calendario.
- Colonna K (Data di fine): data di fine, inserita allo stesso modo.
- Colonna L (Giorni): numero totale di giorni (differenza tra la data di fine e quella di inizio).
- Colonna M (Giorni lavorativi): numero di giorni lavorativi - per la prima riga puoi usare la formula: =IF(J9="","",NETWORKDAYS(J9,K9)).
- Colonna N (Avanzamento): avanzamento del lavoro espresso in percentuale.
Passaggio 4. Codifica a colori con la formattazione condizionale
È ora di dare vita al diagramma e aggiungere i colori. Per farlo, useremo una formula personalizzata che controllerà ogni campo del nostro calendario e risponderà a una semplice domanda: «Questa data rientra tra la data di inizio e quella di fine di questa attività?».
Definisci l'intervallo
Seleziona l'intera griglia del calendario "vuota" (ad es. dalla cella P9 fino a NK500, o fino all'ultima riga del tuo elenco di progetti). È fondamentale che quest'area includa tutte le possibili righe delle attività e tutti i giorni dell'anno.
Apri le regole di formattazione
In Google Sheets: vai a Formato > Formattazione condizionale.
In Excel: vai a Home > Formattazione condizionale > Nuova regola > Usa una formula per determinare le celle da formattare.
Applica la formula personalizzata
Nel campo dedicato alla formula personalizzata, inserisci quanto segue:
=AND(P$7>=$J9, P$7<=$K9,$C9="C1")
Come funziona questa formula:
- P$7>=$J9: controlla se la data nel calendario (P7) è uguale o successiva alla data di inizio dell'attività (J9).
- P$7<=$K9: controlla se la data nel calendario (P7) è precedente o uguale alla data di fine dell'attività (colonna K).
- $C9="C1": questo è il filtro colore. Indica al foglio di cambiare il colore con quello specificato (ad es. blu) solo quando l'attività nella colonna della categoria è contrassegnata come "C1". (In questo caso, C1 non si riferisce alla cella, ma al nome del colore).
Nota: la formula fa riferimento a righe e colonne specifiche visibili nell'esempio menzionato. Se il tuo foglio è leggermente diverso, verifica se è necessario modificare qualche riferimento.
Copia questa formula per tutti i colori necessari, ad es. $C9="C2" ecc.
Ricorda: se cambi il colore nella scheda di configurazione, assicurati di aggiornare la formattazione condizionale nella scheda del diagramma, così i colori verranno visualizzati correttamente.
Errori comuni nella creazione di un diagramma di Gantt
Creare un diagramma di Gantt da zero è un ottimo modo per avere il pieno controllo di un progetto, ma richiede di conoscere strumenti come Excel o Google Sheets e di dedicare tempo alla configurazione di formule e formattazione condizionale. Se non vuoi perdere tempo e preferisci passare subito all'azione, un'ottima soluzione è usare modelli professionali già pronti.
Che tu scelga di creare un tuo foglio o di usare una soluzione già pronta, vale la pena ricordare gli errori più comuni:
- Sovraccarico di dati: aggiungere troppe colonne e complicare eccessivamente la configurazione.
- Dati obsoleti: un diagramma di Gantt è affidabile solo quanto il suo ultimo aggiornamento.
- Pianificazioni irrealistiche e omissione di attività sovrapposte.
Fonti
Investopedia - Definizione di diagramma di Gantt
Supporto Microsoft - Formule di formattazione condizionale
