Sjabloon voor projectmanagement van meerdere projecten voor Google Sheets

Projectmanagement zorgt ervoor dat een project op tijd, binnen budget en op weg naar een duidelijk doel blijft, in plaats van uit koers te raken naarmate het aantal taken, deadlines en betrokkenen toeneemt. Zonder projectmanagement lopen opleveringen vertraging op, stokt de communicatie en heeft niemand een duidelijk beeld van wat er daadwerkelijk is afgerond en wat niet.

Dit sjabloon biedt die structuur in zes tabbladen van Google Sheets.

Instellen is waar het project begint. Je noteert de projectleider en legt de relaties binnen het team vast, zoals freelancer, medewerker of vrijwilliger, zodat iedereen vanaf het begin een duidelijke rol heeft in het project.

De Gantt-grafiek zet projectmanagement om in een visuele tijdlijn met kleurcodering. Voeg taaknamen en beschrijvingen toe, wijs een verantwoordelijke aan en stel vervolgens begin- en einddatums in. De grafiek geeft alles automatisch weer op de kalender.

De Takenlijst verdeelt het werk verder in kleinere stappen. Elke taak krijgt een prioriteitsniveau en een aftelling van het 'aantal dagen tot de deadline', zodat je meteen ziet wat als volgende aandacht nodig heeft, zonder de hele lijst te hoeven doorzoeken.

De Kalender werkt met dezelfde kleurcodering als de Gantt-grafiek, maar geeft een overzicht op grotere schaal: taken met hoge, gemiddelde en lage prioriteit staan in één oogopslag over alle 12 maanden, zodat je het hele jaar van de projecttijdlijn kunt overzien.

Tot slot houden de Teamtracker en de Klanttracker de mensen achter het project bij. De Teamtracker bevat belangrijke gegevens over elke medewerker, terwijl de Klanttracker hetzelfde doet voor klanten. Zo houd je beide kanten van een project bij: de mensen die het werk doen en de mensen voor wie het wordt gedaan.

• Directe digitale download. Je bestanden zijn beschikbaar om te downloaden zodra de betaling is bevestigd, zodat je meteen aan de slag kunt met je project; artikelen die direct worden gedownload, kunnen niet worden geretourneerd, geruild of geannuleerd.
• Gemaakt voor Google Spreadsheets.
• 6 gekoppelde tabbladen.
• Volledig aanpasbaar.

Elk tabblad behandelt een ander onderdeel van het runnen van een project, zoals de planning, taken, deadlines en teamleden. In plaats van voor elk onderdeel tussen aparte tools te wisselen, staat alles in één bestand dat je kunt openen en bijwerken naarmate het werk vordert.

Zes gekoppelde tabbladen omvatten het hele project, de planning, taken, prioriteiten en teamleden, zodat niets in een aparte app wordt bijgehouden of ergens in een notitieboek wordt vergeten.

De Gantt-grafiek en kalender maken deadlines visueel. Taken en prioriteiten staan uitgezet op de tijdlijn, zodat je vertragingen of een overvolle week gemakkelijk opmerkt voordat ze een echt probleem worden.

Met de team- en klanttrackers houd je beide kanten van een project op één plek georganiseerd. Zo kun je werk toewijzen en contact houden met klanten zonder door aparte spreadsheets of oude berichten te hoeven zoeken om te achterhalen wie waarvoor verantwoordelijk is.