Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontal que mostra o calendário de um projeto ao longo do tempo. Cada tarefa tem a sua própria barra, e a posição e o comprimento da barra mostram quando a tarefa começa, quanto tempo demora e quando termina. É provavelmente a ferramenta de planeamento de projetos mais utilizada e, para muitas pessoas, é praticamente o símbolo da gestão de projetos.
O que mostra um gráfico de Gantt
Um único gráfico pode incluir o plano completo de um projeto:
- Tarefas. O projeto é dividido em tarefas, para poder ver rapidamente o que é preciso fazer.
- Datas de início e de fim. Cada tarefa tem o seu lugar na linha temporal, o que facilita a comunicação dos prazos.
- Duração. O comprimento da barra mostra quanto tempo demora a tarefa. Em algumas ferramentas, o número estimado de horas aparece junto da duração em dias do calendário.
- Responsabilidade. Pode atribuir uma pessoa a cada tarefa, para não haver dúvidas sobre quem é responsável por cada coisa.
- Dependências. O gráfico mostra que tarefas têm de estar concluídas antes de outras poderem começar.
- Marcos. Reuniões, aprovações e prazos importantes são assinalados com um pequeno símbolo, geralmente um losango ou um triângulo.
Assim, um gráfico de Gantt funciona como um único espaço onde se pode ver o estado atual de um projeto. É a história do projeto: o que é preciso fazer, quando e quem está a tratar de cada tarefa.
De onde vem o nome
O gráfico tem o nome de Henry Gantt, um engenheiro americano que o descreveu num texto publicado no início do século XX. No entanto, não foi o primeiro a fazê-lo. A criação da primeira versão, em 1896, é atribuída a Karol Adamiecki, um engenheiro mecânico polaco. Adamiecki publicou em russo e polaco, pelo que o seu trabalho quase não chegou ao mundo anglófono. Gantt escreveu em inglês, e foi o seu nome que ficou. É também por isso que «Gantt» tem dois «t»: é simplesmente o apelido dele.
Como é construído um gráfico de Gantt
Um gráfico de Gantt é composto por vários elementos característicos:
O tempo decorre no eixo horizontal. Os segmentos iguais representam unidades de tempo iguais: dias, semanas ou meses.
As tarefas são enumeradas no eixo vertical.
Cada tarefa é representada por uma barra. O comprimento da barra indica a duração e a sua posição indica o período em que decorre.
As tarefas dependentes sucedem-se. Quando uma tarefa só pode começar depois de outra terminar, a respetiva barra começa onde a anterior acaba. Isto cria o padrão característico em «escada» diagonal. As tarefas independentes decorrem em paralelo.
Os marcos são assinalados com um símbolo. Um losango ou um triângulo indica um ponto de decisão ou a conclusão de uma fase.
Uma linha vertical que assinala o «dia de hoje» mostra em que ponto se encontra. Compare-a com as barras para perceber o que já devia estar concluído.
Como ler um gráfico complexo
Os gráficos de software de gestão de projetos têm muitas vezes barras de várias cores, com diferentes tipos de sombreado, de linhas e de formas para os marcos. Se não sabe o que significa um determinado símbolo, a culpa não é sua: é uma falha do gráfico. Ao criar o seu próprio gráfico de Gantt, acrescente uma legenda breve que explique cada cor, sombreado e símbolo. Qualquer pessoa que abra o ficheiro vai percebê-lo sem ter de lhe perguntar.
Quando precisa de um gráfico de Gantt
Se gere um projeto, precisa de um plano, e um gráfico de Gantt é uma das formas mais claras de o apresentar. É especialmente útil quando:
- O projeto tem um prazo fixo. Pode planear as tarefas a partir dessa data, em sentido inverso.
- Estão envolvidas várias pessoas ou equipas. Com um documento partilhado, todos consultam o mesmo calendário.
- As tarefas têm de ser realizadas por uma ordem específica. As dependências são visíveis à primeira vista.
Um chefe, cliente ou membro da equipa quer ver um calendário visual. É fácil apresentá-lo do início ao fim. - As pessoas estão a trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo. Os gráficos de vários projetos ajudam a avaliar a carga de trabalho e a disponibilidade.
- Sabe, aproximadamente, quanto tempo demora cada tarefa. Pode organizá-las e manter o âmbito e os prazos sob controlo.
É importante lembrar que os prazos mudam, surgem novas tarefas e o progresso varia, por isso o gráfico tem de ser atualizado à medida que isso acontece. Um gráfico que não é atualizado há semanas mostra apenas o que planeou, não o que está realmente a acontecer. Entre os erros mais comuns estão incluir demasiadas colunas, deixar dados antigos e criar calendários que não têm em conta tarefas sobrepostas.
Crie o seu próprio gráfico de Gantt
Não precisa de software pago para criar um gráfico de Gantt simples. Basta uma folha de cálculo: uma tabela de tarefas, um calendário criado com fórmulas e formatação condicional para colorir as células entre as datas de início e de fim de cada tarefa. Explicámos todos os passos, incluindo as fórmulas, num guia separado: Como criar um modelo personalizado de gráfico de Gantt no Google Sheets.
Use um modelo pronto a utilizar
Se preferir não se preocupar com as fórmulas, o nosso Modelo de gráfico de Gantt para Google Sheets está pronto a utilizar. Tem cinco separadores: Configuração, Gráfico de Gantt, Lista de tarefas, Calendário e Acompanhamento da equipa e dos clientes. Para cada tarefa, introduz uma descrição, as pessoas responsáveis e as datas, e a grelha colorida é preenchida automaticamente. O conjunto inclui cinco cores, que pode alterar e ampliar. Como o modelo funciona no Google Sheets, pode partilhá-lo com a sua equipa e fazer uma cópia para cada novo projeto, sem pagar uma subscrição.
Uma limitação: a versão atual não sincroniza com outras ferramentas nem envia notificações. Se precisar dessas funcionalidades, pode adicioná-las através dos complementos do Google Sheets.
FAQ: Perguntas frequentes sobre gráficos de Gantt
Qual é a diferença entre um gráfico de Gantt e uma lista de tarefas normal?
Uma lista só indica o que é preciso fazer. Um gráfico de Gantt acrescenta a dimensão do tempo: mostra quando começa uma tarefa, quanto tempo demora, que tarefas dependem de outras e quais decorrem em paralelo. Assim, pode ver o calendário completo, do início ao fim, e não apenas uma lista de tarefas a assinalar.
Um gráfico de Gantt é o mesmo que um gráfico de barras?
Por vezes, chama-se gráfico de barras a um gráfico de Gantt, porque é composto por barras horizontais. No entanto, é um tipo especial de gráfico de barras: o eixo horizontal representa o tempo e cada barra corresponde a uma tarefa distinta, com a sua própria data de início e de fim. Um gráfico de barras normal compara valores, enquanto um gráfico de Gantt mostra um plano ao longo do tempo.
Por onde começo se nunca fiz um gráfico de Gantt?
Comece por fazer uma lista de tarefas. Se já tiver uma estrutura analítica do projeto (WBS), ou seja, o projeto dividido em partes mais pequenas, já tem uma lista de tarefas pronta a introduzir no eixo vertical. A WBS responde à pergunta «o que é preciso fazer?» e o gráfico de Gantt acrescenta a pergunta «quando?».
Um gráfico de Gantt serve apenas para grandes projetos empresariais?
Não. Também pode ser usado em assuntos pessoais, como renovar um apartamento, planear os estudos ou organizar um evento. Em projetos grandes e longos, o gráfico pode tornar-se difícil de gerir, porque se transforma numa lista muito extensa de barras. É precisamente nessa altura que serve para simplificar um projeto complexo, dividindo-o num plano passo a passo.
Um gráfico de Gantt é a única forma de apresentar o plano de um projeto?
Não. As ferramentas de gestão de projetos também costumam disponibilizar vistas de lista, quadro e calendário. O gráfico de Gantt é mais indicado quando o tempo e a ordem das tarefas são importantes, enquanto as outras vistas são mais práticas para mostrar apenas o estado das tarefas ou os prazos num calendário.
