Gráfico de Gantt de raiz
Os gráficos de Gantt são conhecidos em todo o mundo e oferecem inúmeras possibilidades, bem como uma visão imediata do progresso do trabalho, pelo que muitas pessoas querem aproveitar todo o seu potencial. Se está a pensar em criar o seu próprio modelo de Gantt, convidamo-lo a ler este guia. Vale a pena criar uma solução personalizada, pois poderá adaptá-la totalmente às necessidades específicas da sua equipa - algo que ferramentas prontas a usar, como o Asana ou o ClickUp, muitas vezes não conseguem oferecer ou exigem custos de subscrição elevados.
É difícil criar um gráfico destes?
Isso depende das suas competências e do que pretende incluir na folha. Abaixo, tentámos mostrar-lhe como criar a sua própria folha da forma mais simples, passo a passo, utilizando a lógica básica das folhas de cálculo. Se conhecer os fundamentos das fórmulas no Google Sheets, certamente não terá grandes dificuldades.
No entanto, se não quiser criar tudo de raiz, pode sempre utilizar um modelo pronto a usar e totalmente funcional, disponível na nossa loja.
O que é um gráfico de Gantt?
Antes de avançarmos para a criação do nosso próprio gráfico, vale a pena recordar o que é, na realidade, um gráfico de Gantt.
Em termos simples, é um cronograma visual do projeto. Em vez de apresentar apenas uma lista clássica de tarefas, mostra-as ao longo de um calendário sob a forma de barras horizontais: o comprimento de cada barra indica a duração de uma determinada tarefa e a sua posição indica o momento exato do seu início e conclusão.
Porque são os modelos tão populares?
Estes gráficos devem a sua enorme popularidade sobretudo ao facto de combinarem na perfeição a componente visual com o conteúdo das próprias tarefas. Como muitas pessoas têm dificuldade em estimar de forma realista o tempo necessário para alcançar objetivos ou em lidar com a gestão de projetos em geral, um gráfico de Gantt simplifica significativamente todo o processo. Basta olhar para o gráfico para saber de imediato o que estamos a fazer e quando.
A disponibilidade destes gráficos em formato Google Sheets também contribuiu para melhorar o trabalho, uma vez que permitem que várias pessoas vejam o mesmo projeto em simultâneo.
Crie um gráfico de Gantt simples
Agora que sabemos o que é um gráfico de Gantt e para que serve, está na altura de passar à sua criação. Apresentamos abaixo um guia passo a passo que mostra como criar facilmente o seu próprio gráfico no Google Sheets.
Passo 1. Definir a finalidade do gráfico
Antes de começar a preencher as células da folha, convém pensar para que pretende utilizar o seu gráfico de Gantt. Refletir sobre isso desde o início poupar-lhe-á formatações desnecessárias e muito tempo no futuro. Pense se está a planear projetos habitualmente relacionados com o trabalho (por exemplo, campanhas de marketing, implementações, serviço ao cliente) ou se procura uma ferramenta para fins mais pessoais (por exemplo, obras em casa, planeamento dos estudos ou organização de eventos).
Exemplo para projetos empresariais: se estiver a criar uma folha para fins profissionais, as colunas devem incluir, entre outras coisas, o nome da tarefa, a descrição externa e interna do departamento em questão, a pessoa responsável, as datas de início e de fim, bem como o estado (por exemplo, por fazer, em curso, concluído), o que facilitará significativamente a filtragem dos dados mais tarde.
Preparar o espaço de trabalho
Abra uma nova folha de cálculo do Google ou um livro do Excel e atribua um nome ao primeiro separador, conforme as suas necessidades, por exemplo, «Projeto» ou «Gráfico de Gantt» - é aqui que serão introduzidos todos os dados.
Na parte superior da folha (linhas 1-4), crie uma caixa de resumo que sirva de painel de controlo. Inclua as seguintes informações:
- Nome do projeto e gestor do projeto
- Data de início do projeto (servirá de «data de referência» para as fórmulas que criam a linha cronológica)
- Data prevista de conclusão
- Data de hoje (utilize a fórmula =TODAY() para que o gráfico indique automaticamente o momento atual)
As informações acima não têm de estar nas células específicas indicadas neste guia. No entanto, mais adiante, faremos referência precisamente a estas posições na folha. Se decidir colocá-las noutro sítio, lembre-se de ajustar as referências das células nas fórmulas que serão apresentadas mais à frente.
Passo 2. Criar um calendário dinâmico
Vamos agora passar à criação da componente visual da «linha cronológica» - vamos criar um calendário no qual as tarefas serão automaticamente destacadas.
- Definir a largura das colunas: selecione as colunas destinadas ao calendário (por exemplo, da coluna P à V) e ajuste a respetiva largura para um valor uniforme, como 30 píxeis. Isto cria um esquema compacto e quadrado, que lhe permite ver várias semanas de relance.
- Selecione estas colunas e arraste-as para a direita até chegar a 365 ou 366 colunas, o que garantirá que o seu gráfico de Gantt se mantém dinâmico durante um ciclo completo de 12 meses.
- Linha dos dias (P7): Na primeira célula do calendário, utilize uma fórmula que indique a data de início do projeto. Na célula imediatamente à direita, introduza =P7+1 e arraste-a para a direita, criando um cronograma contínuo. Formate estas células para apresentarem apenas os números dos dias.
- Nomes dos dias da semana: Na linha abaixo, pode utilizar a fórmula =TEXT(P7, "ddd") para apresentar automaticamente as abreviaturas dos dias com base na data da linha acima (por exemplo, Seg, Ter, Qua) ou simplesmente fazer referência à data (=P7) e alterar a formatação da célula para apresentar o próprio dia.
- Linha dos nomes dos meses: Acima dos dias, agrupe-os em blocos de 7 células. Na primeira célula (P6), introduza =P7 para indicar o início da semana e formate-a para apresentar o nome do mês. Na célula seguinte do bloco (W6), introduza =P6+7 e arraste esta fórmula até ao fim do cronograma.
Sugestão: Mantenha as colunas estreitas - o objetivo é obter uma vista legível do painel de controlo, não uma folha de cálculo normal. Se não conseguir ver pelo menos 3 semanas do projeto num único ecrã, está a olhar para uma lista normal, não para um gráfico de cronograma.
Passo 3. Criar uma base de dados
Antes de avançarmos para configurar o próprio calendário, precisamos de criar uma base de dados para as nossas tarefas. Para isso, na linha 8 (no intervalo de B8 a N8), definimos colunas que nos permitirão gerir com precisão cada elemento do projeto:
- Coluna B (Estado): contém uma caixa de verificação interativa para assinalar as tarefas concluídas.
- Coluna C (Etiqueta): campo destinado a etiquetas com cores.
- Coluna D (Tarefa): nome da tarefa específica.
- Colunas E-G (Descrição): descrição da tarefa.
- Coluna H (Responsável pelo projeto): pessoa responsável pelo projeto, selecionada numa lista pendente preparada anteriormente.
- Coluna I (Prioridade): nível de prioridade da tarefa, também definido através de uma lista pendente.
- Coluna J (Data de início): data de início, introduzida através de um seletor rápido de calendário.
- Coluna K (Data de fim): data de fim, introduzida da mesma forma.
- Coluna L (Dias): número total de dias (diferença entre a data de fim e a data de início).
- Coluna M (Dias úteis): número de dias úteis - para a primeira linha, pode utilizar a fórmula: =IF(J9="","",NETWORKDAYS(J9,K9)).
- Coluna N (Progresso): progresso do trabalho introduzido em percentagem.
Passo 4. Codificação por cores com formatação condicional
Está na altura de dar vida ao gráfico e adicionar cores. Para isso, vamos utilizar uma fórmula personalizada, que irá verificar cada campo do nosso calendário e responder a uma pergunta simples: «Esta data está entre a data de início e a data de fim desta tarefa?».
Definir o intervalo
Selecione toda a grelha do calendário «vazia» (por exemplo, da célula P9 até NK500, ou até à linha correspondente ao fim da sua lista de projetos). É essencial que este intervalo abranja todas as linhas possíveis de tarefas e todos os dias do ano.
Abrir as regras de formatação
No Google Sheets: aceda a Formatar > Formatação condicional.
No Excel: aceda a Base > Formatação condicional > Nova regra > Utilizar uma fórmula para determinar as células a formatar.
Aplicar a fórmula personalizada
No campo destinado à fórmula personalizada, introduza o seguinte:
=AND(P$7>=$J9, P$7<=$K9,$C9="C1")
Como funciona esta fórmula:
- P$7>=$J9: verifica se a data no calendário (P7) é igual ou posterior à data de início (J9).
- P$7<=$K9: verifica se a data no calendário (P7) é anterior ou igual à data de conclusão da tarefa (coluna K).
- $C9="C1": este é o seu filtro de cor. Indica à folha para mudar para uma cor específica (por exemplo, azul) apenas quando a tarefa na coluna da categoria estiver marcada como "C1". (Neste caso, C1 não se refere à célula, mas ao nome da cor.)
Nota: a fórmula refere-se a linhas e colunas específicas visíveis no exemplo mencionado. Se a sua folha for ligeiramente diferente, certifique-se de que as referências não precisam de ser ajustadas.
Copie esta fórmula para tantas cores quantas precisar, por exemplo, $C9="C2", etc.
Lembre-se: se alterar a cor no separador de configuração, certifique-se de que atualiza a formatação condicional no separador do gráfico para que as cores sejam apresentadas corretamente.
Erros comuns ao criar um gráfico de Gantt
Criar o seu próprio gráfico de Gantt é uma excelente forma de ter controlo total sobre um projeto, mas requer conhecimentos de ferramentas como o Excel ou o Google Sheets e tempo para configurar fórmulas e formatação condicional. Se não quiser perder tempo e preferir passar diretamente à ação, uma excelente solução é utilizar modelos profissionais prontos a usar.
Independentemente de optar por criar a sua própria folha ou por uma solução pronta a usar, vale a pena ter em conta as armadilhas mais comuns:
- Excesso de dados: adicionar demasiadas colunas e complicar excessivamente a configuração.
- Dados desatualizados: um gráfico de Gantt só é tão fiável quanto a sua última atualização.
- Cronogramas irrealistas e omissão de tarefas sobrepostas.
Fontes
Investopedia - Definição de gráfico de Gantt
Suporte da Microsoft - Fórmulas de formatação condicional
